Poczęstunek podczas spotkania biznesowego – najlepiej w firmie

Trudno sobie wyobrazić spotkanie biznesowe, nawet krótkie bez kawy, herbaty wody mineralnej czy ciastek. Taki poczęstunek jest standardem. Pojawia się jednak pytanie czy wydatki na ten cel można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Otóż nie. Okazuje się, że wypita przez kontrahenta kawa w siedzibie firmy może stanowić koszt podatkowy. Zdaniem organów podatkowych ta sama kawa zakupiona w restauracji kosztem już nie będzie. Uznają one bowiem, że ta druga jest reprezentacją, która jako wydatek jest wyłączona z kosztów uzyskania przychodów.

Czym jest reprezentacja

- To czy uwzględnimy w kosztach uzyskania przychodów wydatki na poczęstunek w czasie spotkań biznesowych zależy od kilku rzeczy – mówi Joanna Szlęzak-Matusewicz z Tax Care. - Pierwszą kwestią jest  ustalenie czy wydatki te wpływają pośrednio lub bezpośrednio na powstanie w przyszłości przychodów. Każdy podatnik uzna, że tak, biorąc pod uwagę fakt, że napoje czy też mały poczęstunek jest tak samo potrzebny w trakcie spotkania jak papier czy długopis.

Drugim krokiem powinno być sprawdzenie czy wydatek na poczęstunek znajduje się w katalogu wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust 1 ustawa o PIT i art. 16 ust.1 ustawy o CIT). Brak możliwości rozliczenia takich wydatków w kosztach uzyskania przychodów reguluje art. 16 ust 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust.1pkt 23 ustawy o PIT.

Zgodnie z nim, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepis ten dotyczy jednak takich zakupów żywności, które stanowią wydatek reprezentacyjny. Kluczowe jest więc określenie co jest reprezentacją. Jeśli uznamy, że wydatki na zakup żywności są reprezentacją, zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych będzie niemożliwe. Jeśli jednak nie zostaną one potraktowane jako reprezentacja, poczęstunek biznesowy będzie kosztem podatkowym.

Reprezentacja czyli okazałość

Pod pojęciem reprezentacji rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym  przyjąć należy, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Problem w tym, że nikt nie wie co to jest okazałość ponieważ zależy ona od subiektywnej oceny. Dla jednego dobre wrażenie może zrobić kontrahent, który poczęstuje klienta kawą i ciastkiem. Inny znów uzna, że wystawny jest dopiero dwudaniowy obiad. Na tym tle rodzi się więc konflikt interpretacyjny, który trwa od wielu lat i jest widoczny w wydawanych interpretacjach.

Jak poczęstunek, to w firmie

Organy podatkowe uznają, że poczęstunek (kawa, herbata, ciastka) w siedzibie firmy  nie wypełnia znamion reprezentacji z uwagi na to, że działanie takie nie jest  ukierunkowane na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu. Zdaniem organów poczęstunek firmowy w czasie trwania spotkania biznesowego służy wyłącznie zachęcaniu potencjalnych klientów do nabywania oferowanych usług bądź utrzymania kontaktów biznesowych czy współpracy. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku i przyjmując ich nieznaczny koszt jednostkowy (na przykład równowartości kilkunastu złotych), nie stanowią one kosztów reprezentacji . Oznacza to, że w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki na drobne poczęstunki dla potencjalnych kontrahentów w siedzibie firmy – mogą stanowić koszty podatkowe.(por.  interpretacja indywidualna z 10 sierpnia 2011r., ITPB3/423-238a/11/PST).

Poczęstunek w restauracji to reprezentacja

Stanowisko organów podatkowych jest odmienne, jeśli taki sam poczęstunek zostanie zaserwowany w czasie spotkania biznesowego nie w siedzibie firmy tylko w restauracji. Wtedy interpretacja zakłada, iż ponoszone przez przedsiębiorcę wydatki na usługi gastronomiczne w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy (reprezentacja), a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania podatnika na zewnątrz.

- Zdaniem organów podatkowych działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami itd., w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony" – podsumowuje Joanna Szlęzak-Matusewicz z Tax Care. - Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że taka forma spotkań roboczych, która obecnie jest szeroko rozpowszechniona ułatwia kontakty z kontrahentami. (por. interpretacja indywidulana z 10 sierpnia 2011, ITPB3/423-238b/11/PST).

kar