Zalety stosowania e-faktur
W grudniu ub. r. zmieniły się przepisy dotyczące obiegu faktur elektronicznych. Od początku 2011 roku firmy mogą korzystać z faktur elektronicznych w dowolnym formacie pliku. Konieczne jest tylko potwierdzenie wiarygodności dokumentu oraz pisemna zgody między firmami na wymianę faktur w formie elektronicznej.
Korzystanie z faktur papierowych to koszty - zakup papieru, tonera, kopert oraz opłaty pocztowe. Do tego dochodzi przechowywanie faktur - z zakupem segregatorów, teczek, dodatkowych szafek na ich składowanie czy wynajmowaniem pomieszczeń na archiwum dokumentów. Do tych kosztów należy również doliczyć czas, który potrzebny jest na przygotowanie faktury, podpisanie jej, zapakowanie i wysłanie drogą tradycyjną, co wiąże się również ze spędzeniem przez pracownika pewnej ilości czasu na poczcie.
- Szacuje się, że całkowity koszt faktury papierowej waha się od 2 zł - 4,50 zł. - mówi Katarzyna Noras, redaktor portalu rachunkowo-finansowego TaxFin.pl. –
Jeżeli firma wystawia miesięcznie 10 faktur w formie papierowej, ponosi koszt kilkudziesięciu złotych. Suma ta znacznie wzrasta, jeśli miesięcznie firma wystawia 50 lub 100 faktur. Może to być nawet kwota rzędu kilku tysięcy złotych.
Do końca ubiegłego roku potencjalnych użytkowników faktur elektronicznych mogły zniechęcać koszty związane z wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych -EDI. Stanowiło to barierę nie do przejścia zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw.
Rezygnacja z faktur papierowych ma wymiar nie tylko finansowy, ale z ekologicznego punktu widzenia e-faktura jest "zdrowsza" dla środowiska.
E-faktur nie trzeba przepisywać do systemów workflow czy systemów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie czy urzędzie, co skraca czas pracy nad nimi, a tym samym koszty. W celu dalszego usprawnienia pracy można wdrożyć mechanizmy, które wspierają automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych.
- Z reguły firmy prowadzące księgowość wymagają przeskanowania dokumentów, więc w przypadku e-faktury stanowi to ułatwienie dla samego podatnika. - zauważa Katarzyna Noras.
Przedsiębiorstwo oraz jego współpracownicy i klienci stają się niezależni od poczty, która dostarcza tradycyjne faktury. Posługując się e-fakturą, kłopoty z wystawieniem błędnej faktury można rozwiązać błyskawicznie. Ponadto, łatwo można udokumentować nadanie i odebranie faktury. Szybsze przekazanie dokumentu wiąże się również z szybszą płatnością, zwłaszcza jeśli firma uzależnia zapłatę za fakturę datą jej wpłynięcia. Unikamy również przypadków zagubienia faktury.
Archiwizacja faktur wiąże się niejednokrotnie z potrzebą ich przeglądania, wyszukania informacji. Ewidencja elektroniczna daje możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz segregowania ich, filtrowania, przeglądania według różnych kryteriów, np. jeśli szukamy faktur od jednego z partnerów lub dotyczących określonego produktu. Archiwizacja dokumentów papierowych nie daje takich możliwości.
Dodatkowymi problemami w archiwizacji papierowej jest zanikanie druku naskutek utleniania się, które następuje nawet w okresie zobowiązania podatkowego, czyli przed upłynięciem pięciu lat, co fizycznie uniemożliwia przedstawienie takiej faktury w razie sytuacji konfliktowych, jeśli nie mamy jej w bazie elektronicznej.
Jak mówi Renata Kotecka, analityk biznesowy z firmy Sage, e-dokumenty która zapewnia użytkownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
kar
