Jaka jest najlepsza forma księgowości dla firmy?

Pełna czy uproszczona księgowość - przed tym dylematem staje większość początkujących biznesmenów. Wybór nie jest tak prosty, jakby się to mogło wydawać. Obydwa sposoby mają bowiem swoje zalety i ograniczenia, które należy dopasować do indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa.

- Uproszczoną księgowość stanowią proste sposoby obliczania podatku. Pełna księgowość, oprócz tych wyliczeń, służy do stworzenia pełnego obrazu finansów przedsiębiorstwa. Pierwsza metoda informuje nas o dochodach w rozumieniu ustawodawców oraz jaki podatek należy zapłacić. Druga nie tylko sygnalizuje o wysokości zysku, ale również gdzie dokładnie są pieniądze firmy - wyjaśnia Maciej Paraszczak z Biur Rachunkowych Meritoros, specjalizujących się w usługach z zakresu prowadzania księgowości na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw.

Uproszczona księgowość

To zestaw podstawowych zasad gromadzenia danych finansowych, opracowany przez Państwo do określenia zobowiązań podatkowych małych przedsiębiorców. Główną funkcją uproszczonej księgowości jest właśnie obliczenie podatku. Istnieją trzy podstawowe formy uproszczonej księgowości.

- karta podatkowa - zarezerwowana dla nielicznej grupy przedsiębiorców, polegająca na płaceniu stałej, określonej kwoty co miesiąc. Jej wysokość zależy od ilości mieszkańców w miejscu prowadzenia działalności, ilości pracowników i rodzaju działalności. Odpowiednią stawkę podatku wyczytuje się z tabeli, np. szewc z miasta do 100 tys. mieszkańców zatrudniający jednego pomocnika, powinien płacić miesięcznie 500 zł.

- ryczałt ewidencjonowany - również obwarowana limitami, uproszczona forma płacenia podatku, polegająca na płaceniu określonej stawki zależnej tylko od przychodu (z pominięciem kosztów). Zaletą jest fakt, że stawki ryczałtu są dużo mniejsze niż standardowe stawki podatku, jednak płatności wynikają z wielkości sprzedaży - niezależnie, czy firma odniosła zysk. Na przykład, przy sprzedaży za 10 000 PLN należy zapłacić 5,5% ryczałtu, czyli 550 zł, zarówno wtedy, gdy koszty wynoszą 500 zł, jak i 15 tys. zł

- książka przychodów i rozchodów - prosta i popularna metoda obliczania podatku, polegająca na sumowaniu przychodów i kosztów w specjalnej księdze oraz płaceniu podatku od różnicy. Podatek jest wyższy niż w przypadku ryczałtu - 18%, 19% lub 32%, w zależności od opcji i poziomu dochodu, jednak nie musi być płacony, jeśli działalność nie przynosi zysku.

- Zaletą uproszczonej księgowości jest to, że jest nieskomplikowana i stosunkowo tania, a wadą, że nie mówi nam o stanie firmy praktycznie nic poza wysokością podatku i, ewentualnie, poziomem przychodów. To, z uwagi na niskie koszty, dobry wybór dla mniejszych firm, w których ilość operacji gospodarczych i ich skomplikowanie sprawia, że właściciel doskonale zdaje sobie sprawę, na czym zarabia, a na czym nie i gdzie są jego pieniądze, a do ewentualnych analiz wystarcza mu mały arkusz Excela - dodaje Maciej Paraszczak .

Pełna księgowość

Jest to rozbudowany, precyzyjny i sformalizowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych, służący do kontroli, analizy i generowania informacji na temat sytuacji firmy w danym momencie lub na przestrzeni jakiegoś okresu.

W pełnej księgowości, używając systemu podwójnego zapisu (każda operacja musi pojawić się na dwóch kontach), ewidencjonuje się absolutnie każdą złotówkę przepływającą przez firmę - wpływy do kasy, uszkodzenie towaru, przelewy z banku, zaciągnięcie kredytu, zapłaty za towar czy też wzięcie towaru z odroczoną płatnością, itp. Ponadto rejestrowane są operacje bezgotówkowe, które mogą mieć odzwierciedlenie w wynikach finansowych (np. utrata wartości środka trwałego lub groźba wypłaty odszkodowania, itp.). Pełną księgowość mają obowiązek prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, bez względu na formę prowadzenia działalności, po przekroczeniu pewnego progu - określonego na 1,2 mln EUR przychodów netto.

Zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych są ściśle określone w ustawach i zbiorach zasad (Ustawa o Rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Rachunkowości itp.) co sprawia, że istnieje możliwość porównywania firm między sobą. Wszystkie przedsiębiorstwa używają tych samych reguł. Daje to bezpieczeństwo, że nie będą zafałszowywać wyników, żeby np. wyłudzić kredyt albo wprowadzić w błąd inwestora.

Pełna księgowość na pewnym etapie rozwoju działalności jest również nieodzowna do efektywnego zarządzania firmą. Jednak z uwagi na stopień skomplikowania, sformalizowania i koszty prowadzenia, często jest problemem i obciążeniem dla mniejszych firm, które z jakichś powodów są zmuszone do jej prowadzenia. Dlaczego więc niektóre formy prowadzenia działalności są ustawowo zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości?

- Ma to miejsce zawsze wtedy, gdy forma prowadzenia działalności zakłada wydzielenie i zarządzanie odrębnym majątkiem oraz ma na celu zapewnienie właścicielom i ewentualnym kontrahentom szczegółowej kontroli nad nim. Dlatego nawet najmniejsza spółka z o.o., gdzie kapitałem wpłaconym przez udziałowców zarządza powołany zarząd, ma obowiązek prowadzić pełną księgowość - wyjaśnia Maciej Paraszczak.

ra