Nowe zasady fakturowania

Wszystkie firmy muszą przygotować się do nowych zmian w prawie podatkowym. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług została skierowana do podpisu prezydenta.  Co prawda w trakcie prac w Sejmie przesunięty został termin wejścia w życie niektórych zmian, w tym dotyczących zasad fakturowania na 2014 r., ale te ostatnie w praktyce i tak będą obowiązywać od stycznia, gdyż zostają wdrożone najpierw w drodze rozporządzenia.

Zmiany w tym zakresie muszą wejść w życie z początkiem nowego roku, gdyż taki jest termin na wdrożenie regulacji dyrektywy 2010/45/UE. Szkoda jednak, że prace legislacyjne mogły trwać około 7 miesięcy (projekt ustawy zmieniającej, w którym pierwotnie zmiany także w tym zakresie miały wejść od stycznia, został skierowany do uzgodnień zewnętrznych pod koniec maja br.), podczas gdy przedsiębiorcy mają tylko kilkanaście dni na ich wdrożenie w swoich firmach.

- Większość zmian nie jest obowiązkowa - informuje Katarzyna Rola-Stężycka z Tax Care.

Piszemy o tym poniżej.

Inne dane na fakturach

Istotne są zmiany dotyczące danych, jakie trzeba będzie zamieszczać na fakturach. Część zmian jest nieobowiązkowa i dotyczy przede wszystkim tych elementów, które już nie muszą być umieszczane, jak np. numer rejestracyjny pojazdu w przypadku sprzedaży paliwa. Nie oznacza to jednak, że od 1 stycznia takich danych już nie można zamieszczać. Trzeba bowiem pamiętać, że przepisy określają zakres minimalnych danych. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie by przedsiębiorca umieszczał na tym dokumencie dodatkowe informacje, które dla niego lub jego kontrahentów są istotne. W tym zakresie zmiany są więc fakultatywne.

Jednak zmianami objęty został także zakres danych obowiązkowych, a to oznacza, że trzeba odpowiednio zmodyfikować oprogramowanie by z początkiem roku na wystawianych fakturach były już nowe pozycje. I tak np. mali podatnicy nie będą już wystawiać faktur „VAT MP” lecz umieszczą informację: „metoda kasowa”. Natomiast faktury wystawiane przez biura podróży dla których podstawą opodatkowania jest marża będę zawierały wyrazy: „procedura marży dla biur podróży”. Na podobne zmiany muszą się przygotować przedsiębiorcy sprzedający towary używane – zamieszczą na fakturze „procedura marży – towary używane”, dzieła sztuki – ich faktura będzie musiała zawierać wyrazy: „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Te elementy są do obowiązkowego wprowadzenia od 1 stycznia.

Faktury uproszczone do 450 zł

Wprowadzona została m.in. możliwość wystawienia faktur uproszczonych (do kwoty 450 zł). Można więc będzie zrezygnować z umieszczania na fakturze imienia, nazwiska, nazwy firmy i adresu zarówno sprzedającego jak i nabywcy. Nie trzeba będzie również podawać np. danych o ilości dostarczonych towarów czy wykonanych usług, jak również ich wartości netto, stawki podatku, czy kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Jednak chcąc wystawiać faktury uproszczone trzeba będzie umieścić na nich dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek kwotę podatku.

Ta zmiana jest fakultatywna.

Droga otwarta, tylko zupełnie zamglona

Przedsiębiorca od nowego roku musi określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury. Autentyczność taką „można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.” Obowiązek ten dotyczy tylko otrzymanych faktur. Trudno jednak stwierdzić na czym powinno to polegać w praktyce. W dużych firmach są procedury, które mogą ułatwić realizację tego obowiązku. Mali przedsiębiorcy muszą natomiast w tempie ekspresowym podjąć działania, które pozwolą na zapewnienie takiej autentyczności.

Rozwiązania obowiązkowe, choć z możliwością dowolnego wyboru sposobu realizacji. 

Realizację tych obowiązków ułatwić mają definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności jej treści zawarte w słowniczku rozporządzenia. Przez autentyczność należy więc rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usług albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Z fakturą zbiorczą za miesiąc

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość wystawienia faktury zbiorczej obejmującej transakcje dokonane tylko w ciągu 7 dni. Przyjęte regulacje pozwolą wystawić jedną fakturę, która obejmie transakcje wykonane w ciągu miesiąca kalendarzowego. W takim przypadku fakturę trzeba będzie wystawić ostatniego dnia miesiąca. Pozwoli to na odciążenie przedsiębiorców, którzy w ciągu miesiąca dokonują powtarzających transakcji na rzecz jednego kontrahenta.

Skorzystanie ze zmiany fakultatywne.

Krótsza korekta

Zmienione rozporządzenie ogranicza zakres danych, jakie należy umieści na fakturze korygującej. Od przyszłego roku można zrezygnować z umieszczania na korekcie obok prawidłowej treści poprawianych pozycji dodatkowo pozycji i kwot błędnie wskazanych na fakturze korygowanej. Dotyczy to korekt zarówno faktur wystawionych w 2013 r. jak i wcześniejszych.

Zmiana fakultatywna.

Zwolniony z prawem do wystawienia faktury

Kolejną zmianą jest wprowadzenie możliwości wystawienia faktury przez przedsiębiorcę korzystającego ze zwolnienia podmiotowego (gdy wartość jego sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 150 tys. zł). Do końca tego roku faktury mogą wystawiać tylko przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Od nowego roku ograniczenie to zostanie zniesione, co oznacza, że przedsiębiorca będzie miał wybór czy chce dokumentować dokonaną czynność wystawiając rachunek czy fakturę.

Zmiana fakultatywna.

Opr. ra