Jak zachęcić do e-faktur

To co przemawia do firm, niekoniecznie musi działać na kontrahentów. Oszczędności przedsiębiorstw wynikające z braku konieczności drukowania i wysyłania faktur raczej nie przekonają ich odbiorców do e-faktur. Jak zatem zmienić ich podejście do elektronicznych dokumentów?

Niechęć do otrzymywania e-faktur wynika najczęściej z przyzwyczajenia do tradycyjnej, papierowej formy niż faktycznych potrzeb. Osoby młodsze, na co dzień korzystające z internetu częściej decydują się na elektroniczne odpowiedniki faktur.

Na zmianie przyzwyczajeń tych nieprzekonanych najbardziej zależy dużym przedsiębiorstwom, które wysyłają miesięcznie nawet do kilkuset druków. Dostarczenie jednej faktury pocztą to koszt ponad 1,50zł, co w skali roku generuje duże koszty. W przypadku małych firm, które z kolei wysyłają kilkanaście faktur wydatek na zakup np. elektronicznego podpisu zwróci się wprawdzie dużo później, ale przyśpieszy znacznie proces ich dostarczania.

Faktura elektroniczna musi jednak spełniać warunek autentyczności pochodzenia oraz integralności jej treści. Można go zrealizować wykorzystując w tym celu wspomniany już bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu bądź zastosować elektroniczną wymianę danych (EDI).

Choć wydatek np. na zakup elektronicznego podpisu nie jest mały, to jednak przy dużej liczbie wysyłanych dokumentów jego koszt zwraca się już nawet po pierwszym miesiącu.

Jednak zdaniem specjalistów brak podpisu elektronicznego nie sprawia, że faktura przestaje być traktowana jako ważny dokument księgowy.

– Podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych to tylko przykłady zabezpieczeń dozwolonych przez ustawodawcę, nie są to jednak jedyne sposoby zapewniające autentyczność oraz integralność dokumentu – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland - Pomocna może być tu dyrektywa UE, zgodnie, z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Zmotywowany kontrahent

Mało prawdopodobne żeby sceptycznie nastawionych do e-faktur przekonały względy finansowe czy ekologiczne. Pieniądze, które można zaoszczędzić zastępując tradycyjną fakturę dokumentem w formie elektronicznej są bowiem korzyścią wystawcy dokumentu, a nie jego odbiorcy. Dołączanie do wysyłanej faktury informacji o możliwości przejścia na elektroniczne odpowiedniki dokumentu również mogą okazać się mało skutecznym sposobem na zachęcenie odbiorców.

Tym bardziej nietrafionym pomysłem jest odzwyczajanie konserwatywnych odbiorów za pomocą pobierania opłat za papierowe faktury. Na każdego działają inne zachęty. Na podstawie przeprowadzonych badań okazało się, że rozwiązaniem może być zapewnienie klienta czy kontrahenta, że w razie niezadowolenia z otrzymywania e-faktur będzie on mógł powrócić do wersji papierowej.

Przekonując odbiorców do faktur w formie elektronicznej można wskazać jako zaletę swobodny dostęp do dokumentów z poprzednich miesięcy. Aby dodatkowo wesprzeć proces zmiany warto również powiadamiać wcześniej klientów o terminie zapłaty np. wysyłając SMS.

Pozytywne efekty może przynieść nagradzanie klientów, którzy zdecydowali się przejść na nową formę faktury, np. upominkiem, poprzez wydłużenie terminu spłaty czy rabatem na daną usługę. Przekonując odbiorców do e-faktury warto podkreślać atuty, o których zdaje się zapominają jego przeciwnicy, m.in. fakt, że dokument trafia do odbiorców zaraz po jego wysłaniu. Ponadto otrzymywanie rachunków i faktur w formie elektronicznej znacznie wpływa na wygodę ich przechowywania i przeglądania. Znacznym udogodnieniem jest pewność otrzymania jej we właściwym terminie oraz co dzisiaj wydaje się oczywistym rozwiązaniem dostęp do rachunków z każdego miejsca i w dowolnym momencie.

kar