Jak ma wyglądać e-faktura
Wystawcy faktur w formie elektronicznej mają obowiązek zapewnić autentyczność jej pochodzenia oraz integralność treści. Takie są wymogi przy wystawianiu e-faktur.
Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie Rady UE2010/45/UE, którą cytuje także rozporządzenie ministra finansów – autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.
Warunek autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści można spełnić wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych wykorzystywana w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu oraz usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych.
Brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy.
- To jednak nie są jedyne sposoby zapewniające autentyczność oraz integralność e-faktury. Pomocna może być tu dyrektywa, zgodnie z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Jeśli którekolwiek z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować o tym kontrahenta. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał z wiarygodnego źródła. Systemy, z których są one wystawiane zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument nie może zmienić swoich danych ani odbiorcy po jego wydrukowaniu do pliku elektronicznego.
Obecnie powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury i potwierdzić, że dotyczy ona towarów (usług) zakupionych od tego wystawcy (autentyczność). Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmienione, co zapewni integralność.
Wymóg zapewnienia autentyczności zapewniony jest Jeżeli wystawca zgłosił do odbiorcy prośbę o potwierdzenie jego zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną a odbiorca taką zgodę wyraził, otrzymywane przez odbiorcę faktury dotyczą zakupionych towarów i usług a dane dostawcy nie uległy zmianie.
kar
