Kiedy firma może zaliczyć kradzież w koszty

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Straty w środkach obrotowych nie zostały wymienione w katalogu kosztów, których nie uznaje się za koszt podatkowy. Istnieją więc podstawy, by pomniejszyć o nie podstawę opodatkowania. Nie zawsze jednak będzie możliwość ich odpisania w ciężar kosztów. W orzecznictwie można odnaleźć okoliczności, które stanowią przesłanki do zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów. Charakter kosztowy mają więc te straty, które…:

…nie powstały z winy podatnika, zwłaszcza wskutek jego niedbalstwa

Brakiem staranności ze strony przedsiębiorcy jest na pewno np. pozostawienie teczki z pieniędzmi w samochodzie, przetrzymywanie towarów handlowych na otwartym placu bez zabezpieczenia, przechowywanie wędlin do sprzedaży w niechłodzonych pomieszczeniach. Straty powstałe w wyniku tego typu zdarzeń nie będą mogły być zaliczone w ciężar kosztów, gdyż wynikają z niedbalstwa przedsiębiorcy.

…powstały wskutek zdarzeń nieprzewidywalnych i niemożliwych do uniknięcia

Jako przykład straty powstałej wskutek zdarzeń nieprzewidywalnych i niemożliwych do uniknięcia można podać kradzież środków pieniężnych z sejfu, który znajdował się w pomieszczeniu z alarmem. Kosztem nie będzie jednak kradzież środków pieniężnych z szuflady biurka znajdującego się w niezabezpieczonym biurze firmy.  Nie można bowiem stwierdzić, że jest to kradzież niemożliwa do uniknięcia i powstała wskutek zdarzeń nieprzewidywalnych. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 15 stycznia 2008 roku. Kradzież gotówki przechowywanej w szufladzie biurka wprawdzie zamkniętego i w zamkniętym pomieszczeniu lecz w niestrzeżonym obiekcie nie można uznać za zdarzenie nieprzewidywalne a więc losowe.

…zostały wykazane, udokumentowane i wyjaśnione w sposób bezsporny

Czasami wykazanie strat w środkach obrotowych może wymagać ekspertyzy. O ile skradziony towar jest widoczną stratą, problemy mogą pojawić się w przypadku towarów, których zniszczenie lub uszkodzenie nie jest widoczne gołym okiem np. uszkodzenia sprzętu RTV, AGT, elektroniki. Uszkodzenie sprzętu elektronicznego w wyniku przeładowań w czasie burzy na pewno nie jest widoczne gołym okiem, a posiadanie dokumentu opiniującego ten fakt może okazać się przydatne w przypadku ewentualnego sporu z organem podatkowym.

Jeżeli chodzi o dokumentację straty powstałej wskutek kradzieży, nie zawsze musi być to dokument policyjny. Braki w supermarketach wykrywane są najczęściej w trakcie prowadzenia inwentaryzacji. W takich przypadkach wystarczającą podstawą, by zaliczyć je w ciężar kosztów, są dokumenty inwentaryzacyjne. W protokole inwentaryzacyjnym należy wyjaśnić przyczynę powstania niedoborów oraz szczegółowo zidentyfikować brakujący towar. Stanowisko to jest potwierdzone przez wyrok WSA w Warszawie z 18 marca 2004 r, w którym wyraźnie stwierdzono, że nie można uzależniać prawa do zaliczenia w koszty strat spowodowanych kradzieżami sklepowymi od potwierdzenia zgłoszenia kradzieży policji.

Joanna Szlęzak-Matusewicz, Tax Care